O impacto do inventário nas finanças


Postado por no dia 26 de outubro de 2017


08 IMPACTO DO INVENTÁRIO NAS FINANÇAS

Muitas Empresas, todos os anos, perdem milhões em furtos, extravios, deterioração, perda de vendas e estoques excessivos, e não se dão conta disto por não terem um bom controle de inventários. Afinal, já diz o velho ditado: “O que os olhos não vêm o coração não sente”. Saiba como gerenciar inventários e fortalecer suas finanças.

A gestão do inventário tem sido o processo mais vulnerável às fraudes nas pequenas e médias empresas brasil a fora. Este processo tem um papel muito importante na gestão financeira das companhias e apesar disto a esmagadora maioria dos gestores o negligenciam. Além de provocar distúrbios na operação, a ingerência dos inventários, viabiliza diversos tipos de fraude.

Gerenciar inventários com eficácia não é fácil, demanda esforço gerencial e aplicação de recursos tanto tecnológicos quanto humanos e financeiros. Seus resultados, no entanto, superam em muito os investimentos.

A seguir apresentamos um guia com 11 diretivas básicas para gerenciar seu inventário com eficácia.

1 – SOFTWARE DE GESTÃO (ERP)

O primeiro passo para uma gestão eficiente do inventário é adotar um software integrado que possa dar respaldo a todos os processos de gerenciamento dos estoques e imobilizado. Os custos e as incertezas de se controlar inventário sem uma retaguarda tecnológica são muito altos. O financeiro deve considerar o inventário como um cofre, tudo o que está lá dentro, embora não pareça, é dinheiro. Softwares precisam integrar lançamentos de entradas e saídas de inventário com as compras, os custos e o financeiro, para facilitação dos controles e auditorias financeiras.

 

2 – ENTRADA DE MERCADORIA

Muitas das fraudes de inventário envolvem as entradas de mercadoria. É comum acontecer de o fraudador pagar aos conferentes para aceitarem entradas de mercadorias com notas de quantidade maior que o físico, isso ocorre também quando a mercadoria é danificada ou fora de especificação. A continuidade deste tipo de fraude, pode gerar prejuízos gigantescos. Assim como se deve focar a prevenção de fraudes é preciso cuidar com a capacitação e remuneração dos conferentes, pois mesmo que não haja desonestidade, a conferência deficiente gera efeitos parecidos.

 

3 – ARMAZENAGEM

Armazenar mercadorias não se restringe a apenas colocar produtos em uma prateleira. Muitas perdas decorrentes de vencimento, obsolescência e deterioração ocorrem por uma rotina errada de rotatividade dos estoques. Ocorrem, ainda, por falta de um processo de endereçamento organizado, é possível que se percam vendas por “falta” de mercadoria quando está apenas não foi encontrada. Ainda é corriqueiro sofrer corrosão do capital de giro quando a área de compras adquire itens em quantidades superiores às demandadas pela média de giro de estoque. Políticas de gestão da armazenagem como controle de validade, rotatividade PEPS e controle ambiental (humidade, temperatura e iluminação) são fundamentais para evitar perdas na armazenagem.

 

4 – CONTROLE DE VALIDADE E LOTES

É muito comum companhias sofrerem com perdas por estrapolação de validade ou por lotes condenados, poucas empresas têm efetivo controle sobre isso, aliás, poucos sistemas oferecem esta funcionalidade. Em empresas que trabalham com produtos alimentícios, cosméticos e químicos, por exemplo, é comum que lotes sejam condenados e se a empresa não controla lotes, corre sério risco de perdas ou ainda de multas e processos por venda destes produtos. O resultado disso tudo acaba gerando inconsistência nos fechamentos do financeiro.

 

5 – MÚLTIPLOS ESTOQUES

Não só em indústrias, mas em algumas empresas de varejo é necessário controlar estoques em diversos locais de armazenagem. O processo de transferência de um ponto de estocagem para outro, devoluções, transferências e retornos, normalmente acabam por generalizar a desordem nos estoques prejudicando a qualidade da decisão dos gestores. É preciso definir pontos de estocagem e estabelecer eventos e regras de movimentação entre os pontos. Muitos sistemas não têm gestão de movimentação entre múltiplos estoques, então, este deveria ser um requisito importante ao adotar um ERP.

 

 6 – GESTÃO DOS DESPERDÍCIOS

Especialmente nas indústrias, um dos pontos mais críticos na integração entre custos, estoques e finanças são os desperdícios e perdas. Processos de transformação sempre gerarão perdas, isso é natural, mas o problema principal são os desperdícios, que são perdas causadas por defeitos de qualidade, furto, procedimento errado ou danos que inviabilizem a utilização do material. Existem inúmeras formas esconder isso dos olhos dos líderes na operação mas no fechamento financeiro eles aparecem.

 

7 – LIMITES DE ESTOQUE

O estoque, quase sempre está no centro da problemática de capital de giro, pois os recursos que deveriam estar no caixa estão, muitas vezes, no estoque aplicados em itens de baixo giro. Hoje em dia a maioria dos sistemas já tem controle de estoques mínimos e máximos integrados com a área de compras que funcionam muito bem, entretanto, as empresas não utilizam estas funcionalidades em razão de os estoques nunca serem confiáveis. Assim que o controle de estoque passe a ser confiável, é fundamental definir giro de estoque, estoque mínimo e máximo para que o próprio sistema possa alertar a área de compras sobre quando e quanto comprar de cada item.

 

8 – SAÍDAS DE MERCADORIAS

Assim como nas entradas de mercadorias, os controles de saída deficitários são um convite às fraudes. Novamente no centro deste problema estão conferentes mal pagos e mal preparados. Cálculos de conversão de matéria prima em produto são importantíssimos para dar destinação ao que é retirado no almoxarifado, requisições com destinação a centros de custo também podem ajudar a identificar onde estão os furos. Uma importante regra de auditoria de estoques, principalmente em indústrias, é que o valor das saídas dos estoques deve, obrigatoriamente, fechar com o valor do CMV estimado nas planilhas de custeio, isto tem um benefício duplo, não só ajuda a avaliar a eficácia do controle de estoque, como permite ajustar as planilhas de custo.

 

9 – CONTROLE DE ACURACIDADE

O resultado chave do controle de estoques é o “Índice de Acuracidade” que é calculado dividindo o valor total das diferenças pelo valor total do estoque e o índice ótimo é 3%. Algumas empresas fazem inventário mensal, o que consome muito tempo e tem baixa exatidão. Outras optam por faze-lo anual ou semestralmente, o que é ainda pior.  O ideal, é que seja implementado um inventário rotativo, com base na curva ABC de consumo. Neste método, itens de categoria “A” tem contagem mensal, os de categoria “B” trimestral e os “C” semestral. Considerando que, em média, 10% dos itens são “A”, 25% são “B” e 65% são “C”, com poucas contagens diárias consegue-se um ótimo nível de controle com baixíssima aplicação de recursos.

 

10 – CONTROLE DE IMOBILIZADO

Este ainda é um processo muito negligenciado e que gera grandes prejuízos, aliás, a vários sistemas nem tem um módulo de gestão de imobilizado. Assim como o estoque, o imobilizado é um grande degradador do capital de giro. Ter controle sobre imobilizados como a idade do bem, a conservação, o índice de manutenção, o ROI, as depreciações, a ociosidade e os valores residuais, é muito importante na hora de tomar decisão de vender, substituir ou adquirir um novo bem.  Investimentos em ferramentaria e equipamentos são grandes gastos e é comum que hajam furtos, perdas e danos aos bens, justamente porque não se tem controle.

 

11 – MAPA FINANCEIRO

É um instrumento de prestação de contas, que faz os fechamentos diários, verificando inconsistências e apontando pontos de evasão de recursos. Normalmente os mapas só envolvem caixa, bancos, contas a pagar e contas a receber, o controle de inventário fica de fora. O principal benefício da gestão de inventários ocorre quando ele é integrado ao resultado corporativos através do Mapa Financeiro. Lançamento de entradas e saídas ou ganhos e perdas de valor, que não sejam lançados como receitas ou despesas provocarão diferenças no mapa que precisarão ser resolvidas assim como quando sobra ou falta dinheiro no fechamento do caixa.

 

O processo de gestão de inventário realizado a partir destas 11 diretivas, fecha então, aquele que é um dos pontos mais vulneráveis da análise econômico financeira que é o controle de inventário.

É importante dizer que o fechamento exato do mapa financeiro, quando inserimos a gestão do inventário, é mais utópico do que prático, dificilmente uma companhia consegue zerar este fechamento. No entanto, você deve trabalhar com metas que busquem a menor diferença possível.

Obviamente não esgotamos o assunto, mas de posse destas informações você tem plenas condições de acompanhar a eficácia da gestão de inventário, prestar contas com maior eficiência, propor melhorias e garimpar resultados que possam fortalecer a sua reputação profissional, impulsionando assim a sua carreira dentro da companhia.


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